1. Parties and Scope

These Terms of Service govern all services provided by Captext (eenmanszaak / sole proprietorship, registration pending, based at Wijngaardstraat, 2000 Antwerp, Belgium; email: info@captext.eu) to business clients.

These terms apply exclusively to B2B engagements. Captext does not provide services directly to consumers.

By engaging Captext's services, the client accepts these terms. In case of conflict between these terms and a written service agreement or proposal, the written agreement prevails.

2. Services

Captext provides knowledge capture, documentation, and structuring services as described in individual service agreements or written proposals. Services may include — but are not limited to — Capture Scans, Field Capture, Knowledge Structuring, Validation Support, and Platform-Ready Delivery.

Each engagement is governed by a written proposal or statement of work agreed between the parties before work commences. The scope, deliverables, timeline, and pricing are defined per engagement.

3. Engagement and Payment

• Free Capture Check: no payment required, no commitment to further engagement.
• Paid engagements: invoiced per the agreed proposal. Payment is due within 30 days of invoice date, unless otherwise agreed in writing.
• Late payment: in the event of late payment, the statutory interest rate applicable under Belgian law on late commercial payments (Wet Betalingsachterstand — Loi concernant le retard de paiement dans les transactions commerciales) applies automatically and without prior notice, together with a flat-rate recovery cost of €40.
• Price changes: any changes to pricing are communicated to the client at least 30 days in advance.

4. Intellectual Property

All deliverables produced specifically for the client (SOPs, work instructions, documentation assets) become the client's property upon receipt of full payment for the relevant engagement.

Captext retains the right to use anonymized descriptions of its methodology, frameworks, and processes for internal development and general business purposes, provided no confidential client information is included or identifiable.

The client retains all rights to their original business data, source materials, and pre-existing intellectual property shared with Captext during an engagement.

5. Confidentiality

Captext treats all client information, data, and materials shared during an engagement as strictly confidential. We do not disclose client information to third parties except as required by law or with the client's explicit written consent.

Clients may request a Non-Disclosure Agreement (NDA) before any engagement commences. Captext will review and sign reasonable NDAs upon request.

6. Limitation of Liability

Captext's total liability for any claim arising from or in connection with a specific service engagement is limited to the total fees paid by the client for that specific engagement.

Captext is not liable for any indirect damages, loss of revenue, loss of profit, loss of data, or consequential loss of any kind, even if Captext has been advised of the possibility of such damages.

Force majeure: neither party is liable for failure to perform its obligations where such failure results from causes beyond its reasonable control, including but not limited to illness, infrastructure failures, or government-imposed restrictions.

7. Data Protection

Personal data processed during an engagement is governed by Captext's Privacy Policy. Where an engagement involves the processing of personal data on behalf of the client, the parties will enter into a Data Processing Agreement (DPA) as required under GDPR Article 28.

8. Cancellation

Either party may cancel an ongoing engagement by providing 14 days' written notice to the other party. Work completed up to the effective cancellation date will be invoiced on a pro-rata basis. Any outstanding invoices remain due and payable according to the original payment terms.

9. Dispute Resolution and Governing Law

These terms are governed by Belgian law. In the event of any dispute arising out of or in connection with these terms or any engagement, the parties will first seek resolution through good-faith negotiation. If no resolution is reached, the courts of Antwerp, Belgium, have exclusive jurisdiction.

10. Contact

For questions about these terms or any engagement, contact: info@captext.eu
Phone: +32 497 34 75 75
Address: Wijngaardstraat, 2000 Antwerp, Belgium

1. Partijen en toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die worden geleverd door Captext (eenmanszaak, registratie in behandeling, gevestigd te Wijngaardstraat, 2000 Antwerpen, België; e-mail: info@captext.eu) aan zakelijke klanten.

Deze voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op B2B-opdrachten. Captext levert geen diensten rechtstreeks aan consumenten.

Door gebruik te maken van de diensten van Captext aanvaardt de klant deze voorwaarden. In geval van tegenstrijdigheid tussen deze voorwaarden en een schriftelijke dienstenovereenkomst of offerte, heeft de schriftelijke overeenkomst voorrang.

2. Diensten

Captext levert diensten voor kenniscaptuur, documentatie en structurering zoals beschreven in individuele dienstenovereenkomsten of schriftelijke offertes. Diensten kunnen onder meer omvatten — maar zijn niet beperkt tot — Capture Scans, Field Capture, kennisstructurering, validatieondersteuning en platformklare oplevering.

Elke opdracht wordt beheerst door een schriftelijke offerte of opdrachtbeschrijving die tussen de partijen is overeengekomen vóór de aanvang van de werkzaamheden. De scope, opleveringen, planning en prijs worden per opdracht bepaald.

3. Opdracht en betaling

• Gratis Capture Check: geen betaling vereist, geen verbintenis tot verdere samenwerking.
• Betaalde opdrachten: gefactureerd volgens de overeengekomen offerte. Betaling is verschuldigd binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
• Laattijdige betaling: bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling de wettelijke interest van toepassing zoals bepaald in de Belgische wet betreffende de betalingsachterstand bij handelstransacties, samen met een forfaitaire invorderingskost van € 40.
• Prijswijzigingen: wijzigingen in de prijzen worden ten minste 30 dagen vooraf aan de klant meegedeeld.

4. Intellectuele eigendom

Alle opleveringen die specifiek voor de klant zijn gemaakt (SOP's, werkinstructies, documentatiemateriaal) worden eigendom van de klant na ontvangst van de volledige betaling voor de betreffende opdracht.

Captext behoudt het recht om geanonimiseerde beschrijvingen van haar methodologie, kaders en processen te gebruiken voor interne ontwikkeling en algemene bedrijfsdoeleinden, op voorwaarde dat geen vertrouwelijke klantinformatie is opgenomen of herleidbaar is.

De klant behoudt alle rechten op zijn oorspronkelijke bedrijfsgegevens, bronmateriaal en reeds bestaande intellectuele eigendom die tijdens een opdracht met Captext worden gedeeld.

5. Vertrouwelijkheid

Captext behandelt alle klantinformatie, gegevens en materialen die tijdens een opdracht worden gedeeld als strikt vertrouwelijk. Wij maken klantinformatie niet bekend aan derden, behalve wanneer dit wettelijk vereist is of met de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de klant.

Klanten kunnen vóór de aanvang van een opdracht een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) vragen. Captext zal redelijke NDA's op verzoek beoordelen en ondertekenen.

6. Beperking van aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van Captext voor enige vordering die voortvloeit uit of verband houdt met een specifieke opdracht is beperkt tot het totale bedrag aan vergoedingen dat de klant voor die specifieke opdracht heeft betaald.

Captext is niet aansprakelijk voor enige indirecte schade, omzetverlies, winstderving, gegevensverlies of gevolgschade van welke aard dan ook, zelfs indien Captext op de hoogte was gesteld van de mogelijkheid van dergelijke schade.

Overmacht: geen van beide partijen is aansprakelijk voor het niet nakomen van haar verplichtingen wanneer dit het gevolg is van oorzaken buiten haar redelijke controle, met inbegrip van maar niet beperkt tot ziekte, infrastructuurstoringen of door de overheid opgelegde beperkingen.

7. Gegevensbescherming

Persoonsgegevens die tijdens een opdracht worden verwerkt, vallen onder het Privacybeleid van Captext. Wanneer een opdracht de verwerking van persoonsgegevens namens de klant inhoudt, sluiten de partijen een verwerkersovereenkomst (DPA) zoals vereist onder artikel 28 van de AVG.

8. Annulering

Elke partij kan een lopende opdracht annuleren met een schriftelijke opzegtermijn van 14 dagen aan de andere partij. Werk dat tot de effectieve annuleringsdatum is uitgevoerd, wordt pro rata gefactureerd. Eventuele openstaande facturen blijven verschuldigd en betaalbaar volgens de oorspronkelijke betalingsvoorwaarden.

9. Geschillenbeslechting en toepasselijk recht

Deze voorwaarden worden beheerst door het Belgische recht. In geval van een geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze voorwaarden of een opdracht, zullen de partijen eerst een oplossing zoeken via onderhandeling te goeder trouw. Indien geen oplossing wordt bereikt, zijn de rechtbanken van Antwerpen, België, uitsluitend bevoegd.

10. Contact

Voor vragen over deze voorwaarden of een opdracht, contacteer: info@captext.eu
Telefoon: +32 497 34 75 75
Adres: Wijngaardstraat, 2000 Antwerpen, België

1. Parties et champ d'application

Les présentes conditions générales régissent tous les services fournis par Captext (entreprise individuelle / eenmanszaak, enregistrement en cours, située Wijngaardstraat, 2000 Anvers, Belgique ; e-mail : info@captext.eu) à des clients professionnels.

Ces conditions s'appliquent exclusivement aux missions B2B. Captext ne fournit pas de services directement aux consommateurs.

En faisant appel aux services de Captext, le client accepte ces conditions. En cas de contradiction entre ces conditions et un contrat de service écrit ou une offre, le contrat écrit prévaut.

2. Services

Captext fournit des services de capture, de documentation et de structuration des connaissances tels que décrits dans les contrats de service individuels ou les offres écrites. Les services peuvent inclure — sans s'y limiter — des Capture Scans, du Field Capture, de la structuration des connaissances, du support de validation et une livraison prête pour la plateforme.

Chaque mission est régie par une offre écrite ou un cahier des charges convenu entre les parties avant le début des travaux. Le périmètre, les livrables, le calendrier et le prix sont définis par mission.

3. Mission et paiement

• Capture Check gratuit : aucun paiement requis, aucun engagement à poursuivre la collaboration.
• Missions payantes : facturées selon l'offre convenue. Le paiement est dû dans les 30 jours suivant la date de facturation, sauf accord écrit contraire.
• Retard de paiement : en cas de retard de paiement, le taux d'intérêt légal applicable en vertu de la loi belge concernant le retard de paiement dans les transactions commerciales s'applique de plein droit et sans mise en demeure préalable, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €.
• Modifications de prix : toute modification des prix est communiquée au client au moins 30 jours à l'avance.

4. Propriété intellectuelle

Tous les livrables produits spécifiquement pour le client (modes opératoires, instructions de travail, supports de documentation) deviennent la propriété du client après réception du paiement intégral de la mission concernée.

Captext conserve le droit d'utiliser des descriptions anonymisées de sa méthodologie, de ses cadres et de ses processus à des fins de développement interne et à des fins commerciales générales, à condition qu'aucune information client confidentielle ne soit incluse ou identifiable.

Le client conserve tous les droits sur ses données d'entreprise originales, ses documents sources et sa propriété intellectuelle préexistante partagés avec Captext durant une mission.

5. Confidentialité

Captext traite toutes les informations, données et documents du client partagés durant une mission comme strictement confidentiels. Nous ne divulguons pas les informations du client à des tiers, sauf lorsque la loi l'exige ou avec le consentement écrit explicite du client.

Les clients peuvent demander un accord de confidentialité (NDA) avant le début de toute mission. Captext examinera et signera les NDA raisonnables sur demande.

6. Limitation de responsabilité

La responsabilité totale de Captext pour toute réclamation découlant d'une mission spécifique ou liée à celle-ci est limitée au montant total des honoraires payés par le client pour cette mission spécifique.

Captext n'est pas responsable des dommages indirects, pertes de revenus, pertes de bénéfices, pertes de données ou pertes consécutives de quelque nature que ce soit, même si Captext a été informé de la possibilité de tels dommages.

Force majeure : aucune des parties n'est responsable du non-respect de ses obligations lorsque celui-ci résulte de causes échappant à son contrôle raisonnable, y compris, mais sans s'y limiter, la maladie, les défaillances d'infrastructure ou les restrictions imposées par les autorités.

7. Protection des données

Les données personnelles traitées durant une mission sont régies par la Politique de confidentialité de Captext. Lorsqu'une mission implique le traitement de données personnelles pour le compte du client, les parties concluent un accord de traitement des données (DPA) tel que requis par l'article 28 du RGPD.

8. Annulation

Chaque partie peut annuler une mission en cours moyennant un préavis écrit de 14 jours à l'autre partie. Les travaux réalisés jusqu'à la date effective d'annulation seront facturés au prorata. Toute facture en souffrance reste due et payable selon les conditions de paiement initiales.

9. Règlement des litiges et droit applicable

Les présentes conditions sont régies par le droit belge. En cas de litige découlant des présentes conditions ou d'une mission, ou lié à celles-ci, les parties chercheront d'abord une solution par la négociation de bonne foi. À défaut de solution, les tribunaux d'Anvers, en Belgique, sont seuls compétents.

10. Contact

Pour toute question concernant ces conditions ou une mission, contactez : info@captext.eu
Téléphone : +32 497 34 75 75
Adresse : Wijngaardstraat, 2000 Anvers, Belgique