1. Who We Are

Captext is a knowledge capture and documentation practice based in Antwerp, Belgium. We provide operational knowledge capture and structuring services to business clients (B2B).

Contact:
Email: info@captext.eu
Phone: +32 497 34 75 75
Address: Wijngaardstraat, 2000 Antwerp, Belgium

Captext acts as data controller for personal data processed through this website and in connection with our services.

2. What Data We Collect and Why

Contact form: When you submit our contact form, we collect your name, email address, company name, and message. This data is processed to respond to your enquiry. Legal basis: legitimate interest (pre-contractual communication) and, where applicable, performance of a contract.

Service delivery: During paid engagements, clients may share operational data including interview recordings, internal documents, process descriptions, and other business information. This data is processed exclusively under the terms of our service agreement and, where required, a Data Processing Agreement (GDPR Art. 28). We do not use engagement data for any purpose other than delivering the agreed service.

Website analytics: We do not currently use analytics cookies or any tracking technology on this website.

Email correspondence: Emails sent to or received from Captext are retained as part of our business communication records.

3. How Long We Keep Your Data

• Contact enquiries: retained for 2 years from the date of last contact, then deleted.
• Engagement deliverables and source materials: returned to the client or permanently deleted at the end of the engagement, unless a maintenance agreement in writing specifies otherwise.
• Invoicing records: retained for 7 years in accordance with Belgian accounting law (Wetboek van economisch recht).

4. Who We Share Data With

Web3Forms processes contact form submissions on our behalf. Web3Forms processes data within the EU/EEA. We do not sell, rent, or trade your personal data to any third party, under any circumstances.

Where subcontractors are engaged on a specific project, they are bound by written non-disclosure agreements (NDAs) and may only process data for the specific purpose of that engagement.

5. Your Rights Under GDPR (Articles 15–22)

As a data subject, you have the following rights:

• Right of access (Art. 15): you may request a copy of the personal data we hold about you.
• Right to rectification (Art. 16): you may request correction of inaccurate or incomplete data.
• Right to erasure (Art. 17): you may request deletion of your personal data, subject to legal retention obligations.
• Right to restriction of processing (Art. 18): you may request that we limit how we use your data.
• Right to object (Art. 21): you may object to processing based on legitimate interest.
• Right to data portability (Art. 20): you may request your data in a structured, machine-readable format.

To exercise any of these rights, contact us at info@captext.eu. We will respond within 30 days.

You also have the right to lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données):
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

6. Cookies

This website uses only strictly necessary cookies required for basic website functionality (Webflow session management). We do not use tracking cookies, advertising cookies, or any analytics tools that require user consent under Belgian and EU ePrivacy rules. No cookie consent banner is required for strictly necessary cookies only.

7. International Data Transfers

All personal data processed by Captext is processed within the European Union or European Economic Area. We do not transfer personal data to third countries outside the EU/EEA.

8. Updates to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices or in applicable law. The date of the most recent revision is shown at the top of this page. We encourage you to check this page periodically.

1. Wie we zijn

Captext is een praktijk voor kenniscaptuur en documentatie, gevestigd in Antwerpen, België. Wij leveren diensten voor het capteren en structureren van operationele kennis aan zakelijke klanten (B2B).

Contact:
E-mail: info@captext.eu
Telefoon: +32 497 34 75 75
Adres: Wijngaardstraat, 2000 Antwerpen, België

Captext treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze diensten worden verwerkt.

2. Welke gegevens we verzamelen en waarom

Contactformulier: Wanneer u ons contactformulier invult, verzamelen wij uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en bericht. Deze gegevens worden verwerkt om uw vraag te beantwoorden. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (precontractuele communicatie) en, waar van toepassing, uitvoering van een overeenkomst.

Dienstverlening: Tijdens betaalde opdrachten kunnen klanten operationele gegevens delen, waaronder interviewopnames, interne documenten, procesbeschrijvingen en andere bedrijfsinformatie. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt onder de voorwaarden van onze dienstenovereenkomst en, waar vereist, een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28). Wij gebruiken opdrachtgegevens voor geen enkel ander doel dan het leveren van de overeengekomen dienst.

Websiteanalyse: Wij gebruiken momenteel geen analysecookies of trackingtechnologie op deze website.

E-mailcorrespondentie: E-mails die naar of van Captext worden verzonden, worden bewaard als onderdeel van onze zakelijke communicatiedossiers.

3. Hoe lang we uw gegevens bewaren

• Contactvragen: bewaard gedurende 2 jaar vanaf de datum van het laatste contact, daarna verwijderd.
• Opleveringen en bronmateriaal van opdrachten: teruggegeven aan de klant of definitief verwijderd na afloop van de opdracht, tenzij een schriftelijke onderhoudsovereenkomst anders bepaalt.
• Facturatiegegevens: bewaard gedurende 7 jaar overeenkomstig de Belgische boekhoudwetgeving (Wetboek van economisch recht).

4. Met wie we gegevens delen

Web3Forms verwerkt de inzendingen van het contactformulier namens ons. Web3Forms verwerkt gegevens binnen de EU/EER. Wij verkopen, verhuren of verhandelen uw persoonsgegevens onder geen enkele omstandigheid aan derden.

Wanneer onderaannemers voor een specifiek project worden ingeschakeld, zijn zij gebonden door schriftelijke geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's) en mogen zij gegevens uitsluitend verwerken voor het specifieke doel van die opdracht.

5. Uw rechten onder de AVG (artikelen 15–22)

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15): u kunt een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
• Recht op rectificatie (art. 16): u kunt correctie van onjuiste of onvolledige gegevens vragen.
• Recht op gegevenswissing (art. 17): u kunt verwijdering van uw persoonsgegevens vragen, onder voorbehoud van wettelijke bewaarplichten.
• Recht op beperking van de verwerking (art. 18): u kunt vragen dat wij het gebruik van uw gegevens beperken.
• Recht van bezwaar (art. 21): u kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20): u kunt uw gegevens opvragen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via info@captext.eu. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

6. Cookies

Deze website gebruikt enkel strikt noodzakelijke cookies die nodig zijn voor de basisfunctionaliteit van de website (Webflow-sessiebeheer). Wij gebruiken geen trackingcookies, advertentiecookies of analysetools die toestemming van de gebruiker vereisen onder de Belgische en EU-regels inzake e-privacy. Voor uitsluitend strikt noodzakelijke cookies is geen cookietoestemmingsbanner vereist.

7. Internationale gegevensoverdrachten

Alle persoonsgegevens die door Captext worden verwerkt, worden verwerkt binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. Wij dragen geen persoonsgegevens over aan derde landen buiten de EU/EER.

8. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken of in de toepasselijke wetgeving weer te geven. De datum van de meest recente herziening staat bovenaan deze pagina. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

1. Qui nous sommes

Captext est une pratique de capture et de documentation des connaissances basée à Anvers, en Belgique. Nous proposons des services de capture et de structuration des connaissances opérationnelles à des clients professionnels (B2B).

Contact :
E-mail : info@captext.eu
Téléphone : +32 497 34 75 75
Adresse : Wijngaardstraat, 2000 Anvers, Belgique

Captext agit en tant que responsable du traitement des données personnelles traitées via ce site web et dans le cadre de nos services.

2. Quelles données nous collectons et pourquoi

Formulaire de contact : Lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail, le nom de votre entreprise et votre message. Ces données sont traitées pour répondre à votre demande. Base légale : intérêt légitime (communication précontractuelle) et, le cas échéant, exécution d'un contrat.

Prestation de services : Pendant les missions payantes, les clients peuvent partager des données opérationnelles, notamment des enregistrements d'entretiens, des documents internes, des descriptions de processus et d'autres informations d'entreprise. Ces données sont traitées exclusivement selon les termes de notre contrat de service et, le cas échéant, d'un accord de traitement des données (RGPD art. 28). Nous n'utilisons les données de mission à aucune autre fin que la prestation du service convenu.

Analyse du site : Nous n'utilisons actuellement aucun cookie d'analyse ni aucune technologie de suivi sur ce site web.

Correspondance par e-mail : Les e-mails envoyés à ou reçus de Captext sont conservés dans le cadre de nos archives de communication professionnelle.

3. Combien de temps nous conservons vos données

• Demandes de contact : conservées pendant 2 ans à compter de la date du dernier contact, puis supprimées.
• Livrables et documents sources des missions : restitués au client ou définitivement supprimés à la fin de la mission, sauf disposition écrite contraire dans un accord de maintenance.
• Documents de facturation : conservés pendant 7 ans conformément à la législation comptable belge (Code de droit économique).

4. Avec qui nous partageons les données

Web3Forms traite les soumissions du formulaire de contact en notre nom. Web3Forms traite les données au sein de l'UE/EEE. Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos données personnelles à des tiers, en aucune circonstance.

Lorsque des sous-traitants sont engagés pour un projet spécifique, ils sont liés par des accords de confidentialité écrits (NDA) et ne peuvent traiter les données qu'aux fins spécifiques de cette mission.

5. Vos droits au titre du RGPD (articles 15 à 22)

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (art. 15) : vous pouvez demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification (art. 16) : vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement (art. 17) : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Droit à la limitation du traitement (art. 18) : vous pouvez demander que nous limitions l'utilisation de vos données.
• Droit d'opposition (art. 21) : vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime.
• Droit à la portabilité des données (art. 20) : vous pouvez demander vos données dans un format structuré et lisible par machine.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à info@captext.eu. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge :
www.autoriteprotectiondonnees.be

6. Cookies

Ce site web utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de base du site (gestion de session Webflow). Nous n'utilisons pas de cookies de suivi, de cookies publicitaires ni d'outils d'analyse nécessitant le consentement de l'utilisateur en vertu des règles belges et européennes en matière de vie privée électronique. Aucune bannière de consentement aux cookies n'est requise pour les seuls cookies strictement nécessaires.

7. Transferts internationaux de données

Toutes les données personnelles traitées par Captext le sont au sein de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen. Nous ne transférons pas de données personnelles vers des pays tiers situés en dehors de l'UE/EEE.

8. Mises à jour de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements dans nos pratiques ou dans la législation applicable. La date de la révision la plus récente figure en haut de cette page. Nous vous encourageons à consulter cette page régulièrement.